Microsoft Word 2007 dan Microsoft Excel

MICROSOFT WORD 2007

Microsoft Word adalah program pengolah kata . Untuk urusan mengetik naskah,kebanyakan kita lebih menyukai  Microsoft Word, meskipun banyak aplikasi yang bisa digunakan, bahkan ada juga yang gratis. Mungkin karena program ini lebih praktis dan mudah digunakan.

        A.    Mengenal Menu dan Komponen pada Microsoft Word 2007

1.    Microsoft Office Button, merupakan sebuah tombol yang berisikan menu untuk membuat, menyimpan, mencetak, hingga menutup sebuah dokumen. Menu pada tombol Office Button pada MS – Word 2007 hampir mirip dengan menu file pada versi MS – Word sebelumnya.

2.    Quick Access Toolbar, merupakan kolom berisikan ikon-ikon tombol pintas (shortcut) untuk perintah-perintah yang sering digunakan.

3.    Tittle Bar,berisikan nama dokumen.

4.    Ribbon, berisikan berbagai tombol perintah yang sesuai dengan katagorinya masing-masing .

5.    Vertikal Scroll Bar dan Horizontal Scroll Bar, berguna untuk menggeser kertas kerja keatas maupun ke bawah.

6.     Document Area, merupakan kertas kerja yang akan digunakan dalam pengolah kata Microsoft Word 2007.

7.    Ruller (penggaris) Horizontal, digunakan sebagai penanda posisi lebar kertas serta dapat digunakan untuk mengatur identasi, tab stop,margin kiri,maupun margin kanan.

8.    Ruller (penggaris) Vertical, digunakan sebagai penanda posisi tinggi kertas serta dapat digunakan untuk mengatur margin atas maupun margin bawah

9.    Help, merupakan tombol untuk mnengaktifkan fasilitas bantuan untuk menyelesikan permasalahan pada Microsoft Word 2007.

10.   Slider Zoom, digunakan untuk mengatur besar – kecilnya tampilan dokumen.

        B.    Fungsi Menu dan Komponen pada Microsoft Word 2007

1.    Microsoft Office Button

Merupakan sebuah menu yang apabila diklik akan menampilkan daftar beberapa item menu yang berhubungan dengan pengolahan dokumen.

antara lainnya adalah :

v  New : berfungsi untuk membuat dokumen baru.

v  Open : berfungsi untuk membuka dokumen yang telah disimpan.

v  Save : berfungsi untuk menyimpan dokumen yang sudah dikerjakan atau sedang dikerjakan.

v  Save As : berfungsi untuk menyimpan dokumen yang sudah dikerjakan atau sedang dikerjakan dengan nama file baru.

v  Print : digunakan untuk mencetak dokumen.

v  Send : berfungsi untuk mengirimkan dokumen melalui internet maupun fax.

v  Publish : digunakan untuk mengatur proses publikasi dokumen.

v  Close : berfungsi untuk menutup dokumen.

2.    Quick Access Toolbar

        Quick Access Toolbar merupakan fitur baru pada Microsoft Office 2007 yang berisikan kumpulan ikon – ikon perintah yang relative sering digunakan.

Quick Access Toolbar memiliki ikon-ikon tombol perintah standar sebagai berikut :

v  Save : digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah dikerjakan (perintah ini juga dapat ditemukan pada Microsoft Office Button).

v  Undo : berfungsi untuk membatalkan perintah yang telah dilakukan.

v  Repeat : digunakan untuk mengulang perintah terakhir.

v  Print : berfungsi untuk mencetak dokumen (print out) secara cepat (perintah ini juga dapat ditemukan pada Microsoft Office Button).

3.    Ribbon

     Adapun tampilan Ribbon pada Ms. Word 2007 terdiri dari beberapa bagian berikut ini :

v  Tab : merupakan bagian yang berisikan nama-nama kategori Ribbon dengan pengelompokan berdasarkan kategori fungsi maupun jenis perintah dalam melakukan pekerjaan.

v  Group Bar : sebuah tampilan berupa balok yang menunjukan nama setiap bagian kelompok (group).

v  Command Button adalah tombol perintah dengan yang disimbolkan dengan ikon-ikon untuk mengaktifkan tugas tertentu. Terdapat dua bentuk Command Button, yaitu yang berupa tombol ikon biasa dan drop – drown (tombol ikon yang berisikan daftar item pilihan perintah).

Ribbon pada Microsoft Word 2007 terdiri dari beberapa tab yang terbagi berdasarkan fungsi dan jenis aktivitanya, sbb :

a.    Tab Home

Berisikan tombol-tombol perintah yang digunakan untuk tugas pengeditan dasar. Di dalam Tab Home terdapat tiga grup Bar yang terdiri dari grup Clipboard, grup Font, dan grup Paragraph.

1.    Grup Clipboard

ü  Cut

ü  Copy

ü  Painter

ü  Paste

2.    Grup Font

ü  Font

ü  Font Size

ü  Grow Font

ü  Shrink Font

3.    Grup Paragraph

ü  Alignment Left

ü  Centered

ü  Alignment Right

ü  Justify

b.    Tab Insert

Sesuai dengan namanya, tab ini berisikan tombol-tombol perintah untuk menambahkan (menyisipkan) objek-objek tertentu kedalam sebuah dokumen, seperti halaman. Table, gambar, header, footer, dan lain-lain.

ü  Cover Page

ü  Blank Page

ü  Page Break

ü  Table

ü  Picture

c.    Tab  Page Layout

Di dalam Tab Page Layout terdapat lima grup yang terdiri dari, Grup Themes, Grup Page Setup, Grup Page Background, Grup Paragraph, dan Grup Arrange.

ü  Themes

ü  Margins

ü  Orientation

ü  Size

d.    Tab Reference

Merupakan tab yang berisikan tombol-tombol perintah yang digunakan untuk membuat referensi, seperti : daftar isi, catatan kaki, indeks, dan lain-lain.

ü  Table of content

ü  Insert footnote

ü  Insert Citation

ü  Bibiolography

ü  Insert index

e.    Tab Mailing

Tab mailing berisikan tombol-tombol perintah yang digunakan dalam pembuatan dokumen yang berhubungan (terkait) dengan dokumen lain.

f.     Tab Review

Tab Review berisikan tombol-tombol perintah yang digunakan melakukan pemeriksaan terhadap dokomen.

g.    Tab View

Merupakan Tab yang bertugas mengatur tampilan dokumen pada layar monitor sehingga memudahkan pengguna untuk memeriksa hasil pekerjaan.

h.    Dialog Box Launchers

         

A.    MENGENAL PROGRAM MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel  adalah program pengolah angka yang digunakkan untuk memasukkan data angka kedalam lembar kerja (worksheet). Sudah banyak versi microsoft excel yang terbit dipasaran, salah satu versi yang femiliar dan paling banyak digunakan adalah Microsoft Excel 2007, tetapi masih belum banyak yang menggunakan. Perbedaan Microsoft Excel 2003 dengan Microsoft Excel 2007 yang paling mencolok terletak pada tampilan toolbar yang lebih lengkap. Microsoft Excel 2003 sangat populer karena mudah digunakan dan dipelajari. Microsoft Excel banyak digunakan untuk membuat laporan aplikasi perkantoran misal : laporan labarugi, laporan akuntansi,pembuatan database, laporan bisnis, laporan statistik data dan lain sebagainya.

Manfaat dari Microsoft Excel sebagai berikut :

1.    Menghitung dan mengolah data angka.

2.    Menyisipkan gambar.

3.    Membuat grafik

4.    Membuat fungsi/formula yang beragam seperti fungsi matematika, trigonometri, financial, logika, statistic dan lain sebagainya.

B.    MENU-MENU DALAM PROGRAM EXCEL

1.    Identifikasi Fungsi Menu dan Ikon pada Toolbar

·         Work Book adalah file Excel yang aktif/terbuka, workbook terdiri dari 3 lembar kerja (worksheet).

·         Worksheet adalah lembar kerja tempat mengolah data. Terdiri atas 256 kolom dan 65536 baris. Pada keadaan Default Excel menyediakan 3 worksheet.

·         Title Bar disebut juga baris judul, berisi nama file.

·         Formula Bar kotak yang digunakan untukmengetahui rumus yang diketik/untuk mengetikan rumus.

·         Alamat kolom.

·         Alamat baris.

·         Alamat cell.

·         Taskpane. Jendela untuk mempercepat kerja.

·         Menu bar adalah sederetan pulldown menu yang berisi submenu yang mewakili perintah-perintah dalam menggunakan Microsoft Excel. Menu bar Microsoft Excel terdiri dari sembilan menu yaitu : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, dan Help .

·         Toolbar standard.

·         Toolbar formating.

·         Toolbar Drawing.

2.    Toolbar dalam program Ms. Excel

·         Toolbar Standard :

Ø  New

Ø  Open

Ø  Save

Ø  Email

Ø  Print

Ø  Print preview

Ø  Spelling

Ø  Cut

Ø  Copy

Ø  Paste

Ø  Format Painter

Ø  Undo

Ø  Redo

Ø  Insert Hyperlink

Ø  Autosum

Ø  Sort Ascending

Ø  Sort Descending

Ø  Chart Wizard

Ø  Drawing

Ø  Zoom

Ø  Help

·         Toolbar Formating :

Ø  Font

Ø  Font size

Ø  Bold

Ø  Italic

Ø  Underline

Ø  Align Left

Ø  Align Center

Ø  Align Right

Ø  Merge and Center

Ø  Currency

Ø  Percent Style

Ø  Comma Style

Ø  Increase Decimal

Ø  Decrease Decimal

Ø  Increase Indent

Ø  Decrease Indent

Ø  Border

Ø  Fill Color

Ø  Font Color

·         Toolbar Drawing :

Ø  Draw

Ø  Select object

Ø  AutoShapes

Ø  Line

Ø  Arrow

Ø  Rectangle

Ø  Oval

Ø  Text Box

Ø  Insert Word Art

Ø  Insert Diagram or Organization Chart

Ø  Insert Clip Art

Ø  Insert Picture

Ø  Fill Color

Ø  Line Color

Ø  Font Color

Ø  Line Style

Ø  Dash Style

Ø  Arrow Style

Ø  Shadow

Ø  3D Style

Membuat Formula Menggunakan Fungsi

Formula atau rumus yang digunakan untuk mengolah angka atau membuat perhitungan,dibuat menggunakan fungsi-fungsi yang disediakan oleh Excel. Excel menyediakan banyak fungsi diantaranya fungsi matematika, fungsi statistika, fungsi pembacaan table dan fungsi logika. Penulisan fungsi di Excel harus diawali dengan tanda sama dengan (=), lalu diikuti nama fungsi dan argumen. Cara menuliskan fungsi pada worksheet yaitu:

-       Ketikkaan fungsi pada sel atau formula bar lalu tekan Enter.

Atau

-       Klik menu Insert

-       Klik Function

-       Muncul kotak dialog Insert Function

-       Search for a function

-       Go

-       Select Category

-       Select Function

-       Klik OK

a.    Fungsi statistic :

o   AVERAGE (Range) : menghitung rata-rata.

o   SUM (Range)  : menjumlahkan isi dalam sel.

o   MAX (Range)  :mencari nilai maksimum.

o   MIN (Range)  : mencari nilai minimum.

o   COUNT (Range)  : menghitung banyak sel/data.

o   COUNTIF (Range,”syarat”)  : menghitung banyak sel/data yang memenuhi syarat.

b.     Fungsi String

     Fungsi ini digunakan untuk mengambil karakter tertentu dari suatu kata. Fungsi string dalam Excel sebagai berikut :

o   LEFT (Sel kunci,n) : mengambil sebagian teks mulai dari kiri.

o   RIGHT (Sel kunci,n) : mengambil sebagian teks mulai dari kanan.

o   MID (Sel kunci,n) : mengambil teks ditengah kata.

o   CONCATENATE  (Sel Text1, Sel Text2) : menggabungkan teks1 dan teks2.

o   LEN (Sel) : menghitung banyak karakter dalam sel.

c.    Fungsi Logika

     Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai benar atau salah dari kondisi yang dipersyaratkan. Jika nilai dalam suatu sel yang diuji memenuhi kondisi persyaratan, maka Excel akan menampilkan nilai benar. Tetapi jika, nilai suatu sel yang diuji tidak memenuhi persyaratan, maka Excel akan menampilkan nilai salah.

Rumus :

=IF(sel kunci, nilai jika benar, nilai jika salah)

d.    Fungsi Lookup

     Fungsi Lookup adalah fungsi untuk mengambil nilai tertentu dari pembacaan sebuah table dengan menggunakan sel kunci. Fungsi ini digunakan untuk menggantikan fungsi IF jika kemungkinan/syarat yang digunakan terlalu banyak, sehingga rumus menjadi terlalu panjang.

Rumus :

=VLOOKUP (lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

= HLOOKUP (lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

KETERANGAN :

-VLOOKUP     :  digunakan untuk membaca table secara vertical/perkolom.

-HLOOKUP     :  digunakan untuk membaca table secara horizontal/perbaris.

-Lookup          : alamat sel data kunci/kode.

-Table array   : range table lookup.

Range table harus bernilai tetap/absolute, tekan tombol F4.

-Col_index_number  : nomor urut kolom hasil.

-Row_index_number  : nomor urut baris hasil.

-Range Lookup         : penentuan nilai hasil, diisi dengan nilai 1 (True) atau 0 (False).